Certificado Laboral en Colombia 2026: Qué Debe Contener, Plazo y Modelo
El certificado laboral es el documento con el que una empresa acredita que una persona trabajó o trabaja para ella, indicando el tiempo de servicio, el cargo desempeñado y el salario devengado. En Colombia no es opcional: el numeral 7 del artículo 57 del Código Sustantivo del Trabajo (CST) lo consagra como una obligación especial del empleador, exigible tanto durante la relación laboral como al terminarla. El empleador debe expedirlo dentro de un plazo razonable —la práctica administrativa y la jurisprudencia aceptan un máximo de 5 días hábiles desde la solicitud— y negarse puede acarrear multas del Ministerio del Trabajo de 1 a 5.000 SMMLV, es decir hasta $7.117.500.000 con el salario mínimo 2026 de $1.423.500.
¿Qué dice exactamente la ley sobre el certificado laboral?
El artículo 57 del CST enumera las obligaciones especiales del empleador. Su numeral 7 dispone que el empleador debe dar al trabajador que lo solicite, a la expiración del contrato, una certificación en la que consten el tiempo de servicio, la índole de la labor y el salario devengado. La interpretación pacífica del Ministerio del Trabajo extiende ese deber a las solicitudes hechas mientras el contrato sigue vigente, porque el trabajador necesita acreditar su vinculación para trámites bancarios, migratorios, de arrendamiento o de estudio.
El mismo numeral 7 añade una segunda obligación que muchas empresas desconocen: si el trabajador lo pide, el empleador debe practicarle un examen médico de egreso y expedir el correspondiente certificado. Si el empleador no lo hace dentro de los cinco días siguientes a la terminación del contrato, se presume que el trabajador salió en las mismas condiciones de salud en que ingresó, lo que traslada a la empresa el riesgo probatorio en eventuales reclamaciones por enfermedad laboral.
Datos que debe contener el certificado laboral en 2026
La ley fija un contenido mínimo, pero un certificado bien redactado incluye los siguientes elementos para que sea aceptado sin objeciones por bancos, consulados y nuevos empleadores:
| Elemento | Detalle que debe aparecer | ¿Obligatorio por ley? |
|---|---|---|
| Tiempo de servicio | Fecha exacta de ingreso y de terminación (día/mes/año) | Sí – Art. 57 num. 7 CST |
| Índole de la labor | Cargo desempeñado y descripción general de funciones | Sí – Art. 57 num. 7 CST |
| Salario devengado | Valor mensual en pesos; discriminar auxilio de transporte ($200.000 en 2026) | Sí – Art. 57 num. 7 CST |
| Identificación del empleador | Razón social, NIT, dirección y teléfono de verificación | Práctica obligada |
| Identificación del trabajador | Nombres, apellidos y número de cédula de ciudadanía | Práctica obligada |
| Tipo de contrato | Indefinido, término fijo, obra o labor | Recomendado |
| Ciudad, fecha y firma | Firma del representante legal o jefe de RR.HH. con cargo | Práctica obligada |
Lo que el certificado laboral NO puede incluir
Este es el error más frecuente de las áreas de Recursos Humanos. El certificado es un documento objetivo y neutro: acredita hechos, no opiniones. Incluir juicios de valor puede vulnerar el derecho al buen nombre (Art. 15 de la Constitución) y al trabajo (Art. 25), y ha generado fallos de tutela ordenando corregir el documento:
- La causa de terminación del contrato. No se puede escribir "despedido con justa causa", "retirado por bajo rendimiento" ni fórmulas equivalentes. El artículo 57 no autoriza ese dato.
- Evaluaciones de desempeño o calificaciones sobre la conducta, puntualidad o actitud del trabajador.
- Referencias desfavorables o comentarios que desaconsejen su contratación por parte de terceros.
- Procesos disciplinarios, llamados de atención o sanciones que reposen en la hoja de vida.
- Códigos internos o marcas que señalen de forma encubierta que el trabajador no es recontratable ("no elegible", "código 03").
- Datos sensibles como estado de salud, incapacidades, afiliación sindical, embarazo, religión u orientación política, protegidos por la Ley 1581 de 2012 de habeas data.
Cómo solicitar el certificado y qué hacer si la empresa se niega
El trámite es sencillo, pero conviene dejar rastro escrito para poder probar la fecha de la solicitud en caso de conflicto. Los pasos recomendados son:
- 1. Solicitud escrita. Envía un correo a Recursos Humanos indicando tu nombre completo, cédula, cargo, fechas de vinculación y el uso que darás al certificado. Conserva el correo enviado como prueba (Ley 527 de 1999).
- 2. Espera el plazo razonable. Cuenta 5 días hábiles desde el envío. Muchas empresas grandes lo emiten en 24–48 horas a través del portal del empleado.
- 3. Derecho de petición. Si no responden, radica un derecho de petición ante la empresa. Aunque el derecho de petición entre particulares tiene reglas especiales, es una herramienta eficaz y documenta la negativa.
- 4. Queja ante el Ministerio del Trabajo. Puedes radicarla de forma gratuita y virtual ante la Inspección de Trabajo del domicilio de la empresa. El inspector puede citar al empleador y, en caso de renuencia, imponer multas del artículo 486 CST.
- 5. Acción de tutela. Procede cuando la negativa impide el ejercicio de derechos fundamentales, por ejemplo cuando el certificado es necesario para acceder a una pensión, a un nuevo empleo o a un tratamiento médico.
Sanciones al empleador que se niega a expedirlo
El artículo 486 del CST faculta a los funcionarios del Ministerio del Trabajo para imponer multas equivalentes al monto de 1 hasta 5.000 veces el salario mínimo mensual legal vigente, según la gravedad de la infracción. Con el SMMLV 2026 de $1.423.500, el rango sancionatorio queda así:
| Gravedad de la infracción | Rango en SMMLV | Valor aproximado 2026 |
|---|---|---|
| Primera omisión, subsanada tras el requerimiento | 1 a 10 SMMLV | $1.423.500 – $14.235.000 |
| Negativa reiterada frente a un trabajador | 10 a 100 SMMLV | $14.235.000 – $142.350.000 |
| Práctica sistemática que afecta a varios trabajadores | 100 a 1.000 SMMLV | $142.350.000 – $1.423.500.000 |
| Tope legal máximo (Art. 486 CST) | 5.000 SMMLV | $7.117.500.000 |
Los rangos intermedios son una referencia orientativa de graduación administrativa; la ley solo fija el mínimo de 1 SMMLV y el máximo de 5.000 SMMLV, y el inspector determina el monto según la gravedad, la reincidencia y el tamaño de la empresa.
Modelo de certificado laboral 2026
Puedes adaptar el siguiente texto. Debe ir en papel membretado de la empresa y firmado por quien tenga la representación legal o la delegación de Recursos Humanos:
| Sección | Texto sugerido |
|---|---|
| Encabezado | [RAZÓN SOCIAL], NIT [número]. LA SUSCRITA JEFE DE RECURSOS HUMANOS CERTIFICA QUE: |
| Vinculación | El(la) señor(a) [nombre completo], identificado(a) con cédula de ciudadanía No. [número], labora/laboró en esta empresa mediante contrato de trabajo a término [indefinido/fijo/obra o labor]. |
| Tiempo de servicio | Desde el [día] de [mes] de [año] hasta el [día] de [mes] de [año] (o "hasta la fecha" si sigue vinculado). |
| Cargo | Desempeñando el cargo de [cargo], cuyas funciones principales son [breve descripción]. |
| Salario | Devengando un salario básico mensual de $[valor] más auxilio de transporte de $200.000, para un total mensual de $[valor]. |
| Cierre | Se expide a solicitud del interesado en [ciudad], a los [día] días del mes de [mes] de 2026. Firma, nombre, cargo y teléfono de verificación. |
Certificado laboral vs. certificado de ingresos y retenciones (Formulario 220)
Se confunden con frecuencia, pero son documentos distintos con finalidades y plazos diferentes. El certificado laboral es un documento del derecho laboral que acredita la relación de trabajo. El certificado de ingresos y retenciones es el Formulario 220 de la DIAN, un documento tributario que reporta lo que el trabajador recibió y lo que le retuvieron en el año gravable, y que sirve para elaborar la declaración de renta. Para el año gravable 2025, el empleador debe expedirlo a más tardar el 31 de marzo de 2026, incluso a quienes ya se retiraron de la empresa. Su entrega tardía o con información incompleta activa la sanción del artículo 667 del Estatuto Tributario, equivalente al 5% de los valores no certificados.
Si un banco te pide "carta laboral con vigencia no mayor a 30 días", se refiere al certificado laboral. Si tu contador te pide el "220", se refiere al certificado de ingresos y retenciones. Ambos son obligación del empleador y ambos se solicitan a Recursos Humanos.
Recomendaciones prácticas para el trabajador
- Pide el certificado antes de firmar la liquidación. Es más fácil obtenerlo mientras el proceso de retiro está abierto que meses después.
- Revisa que las fechas coincidan con tu historia laboral en Colpensiones o en tu fondo privado. Una diferencia en las fechas puede costarte semanas cotizadas al momento de pensionarte.
- Verifica el salario reportado. Si tienes comisiones, recargos o horas extras habituales, el certificado debería mencionar el promedio devengado, no solo el básico, para efectos de créditos.
- Guarda copia digital. Escanea el documento y consérvalo junto con tus desprendibles de nómina y el certificado de aportes PILA.
- Si la empresa cerró, reconstruye tu historia con la certificación de semanas cotizadas de Colpensiones, los aportes en PILA y los desprendibles de pago que conserves.
Preguntas Frecuentes sobre el Certificado Laboral
- ¿El empleador está obligado a darme el certificado laboral en Colombia?
- Sí. El numeral 7 del artículo 57 del Código Sustantivo del Trabajo establece como obligación especial del empleador expedir la certificación laboral cuando el trabajador la solicite, tanto durante la vigencia del contrato como a la terminación del mismo. No es un favor ni depende de la voluntad de Recursos Humanos: es un deber legal exigible. Negarse puede acarrear una queja ante el Ministerio del Trabajo y multas del artículo 486 del CST de 1 a 5.000 SMMLV, es decir hasta $7.117.500.000 con el salario mínimo 2026 de $1.423.500.
- ¿Cuánto tiempo tiene la empresa para entregar el certificado laboral?
- El CST no fija un plazo exacto en días, pero la doctrina del Ministerio del Trabajo y la jurisprudencia consideran razonable un máximo de 5 días hábiles contados desde la solicitud escrita. Si la empresa supera ese término sin justificación, el trabajador puede radicar una queja ante la Inspección de Trabajo o incluso interponer una acción de tutela cuando la demora afecta derechos fundamentales, como el acceso a un nuevo empleo, a una pensión o a un crédito de vivienda.
- ¿Qué datos debe contener obligatoriamente el certificado laboral?
- El artículo 57 numeral 7 del CST exige tres datos mínimos: el tiempo de servicio (fechas de inicio y terminación), la índole de la labor desempeñada (cargo y funciones) y el salario devengado. En la práctica también se incluyen la razón social y el NIT de la empresa, la identificación completa del trabajador con número de cédula, el tipo de contrato, la ciudad y fecha de expedición y la firma del representante legal o del jefe de Recursos Humanos con su cargo.
- ¿Pueden poner en el certificado que me despidieron con justa causa?
- No. El certificado laboral está delimitado por el artículo 57 del CST y no puede incluir la causa de terminación del contrato, calificaciones del desempeño, valoraciones subjetivas, referencias desfavorables, sanciones disciplinarias ni códigos internos que estigmaticen al trabajador. Incluir ese tipo de anotaciones puede vulnerar el derecho al buen nombre y al trabajo (artículos 15 y 25 de la Constitución) y ha dado lugar a fallos de tutela que ordenan corregir el documento.
- ¿Cuál es la diferencia entre certificado laboral y carta laboral?
- En la práctica colombiana son el mismo documento y los términos se usan de forma intercambiable. Algunas empresas llaman 'certificado laboral' al documento que se expide al terminar el contrato y 'carta laboral' al que se expide con el trabajador activo, generalmente para trámites de crédito, visa o arrendamiento. Legalmente ambos se rigen por el artículo 57 numeral 7 del CST y deben contener la misma información mínima: tiempo de servicio, cargo y salario.
- ¿El certificado laboral sirve para pedir un crédito o una visa?
- Sí, es uno de los documentos más solicitados por bancos, entidades de vivienda y consulados. Para esos trámites suele exigirse que el certificado tenga una vigencia no mayor a 30 días, indique el salario mensual en pesos, el tipo de contrato (a término indefinido pesa más en el estudio crediticio) y la antigüedad. Con salario mínimo 2026 de $1.423.500 más auxilio de transporte de $200.000, el certificado debe discriminar ambos rubros porque el auxilio no constituye salario para todos los efectos.
- ¿Puedo pedir el certificado laboral años después de haber salido de la empresa?
- Sí. La obligación del empleador no prescribe con el paso del tiempo mientras conserve los archivos, y las empresas deben custodiar las hojas de vida y la información laboral por períodos prolongados. Si la empresa fue liquidada o cerró, el trabajador puede acudir a la historia laboral de Colpensiones o del fondo privado, a los certificados de aportes a seguridad social del sistema PILA, o solicitar copia de los archivos al liquidador o a la Cámara de Comercio.
- ¿El certificado de ingresos y retenciones es lo mismo que el certificado laboral?
- No. El certificado de ingresos y retenciones es el Formulario 220 de la DIAN, un documento tributario que reporta los ingresos recibidos y la retención en la fuente practicada durante el año gravable. El empleador debe expedirlo a más tardar el 31 de marzo de 2026 respecto del año gravable 2025, incluso a trabajadores que ya se retiraron. Entregarlo tarde o con datos incompletos activa la sanción del artículo 667 del Estatuto Tributario, equivalente al 5% de los valores no certificados.
Fuentes y Referencia Legal
- Código Sustantivo del Trabajo – Artículo 57 numeral 7: obligación especial del empleador de expedir certificación con tiempo de servicio, índole de la labor y salario devengado, y de practicar el examen médico de egreso.
- Código Sustantivo del Trabajo – Artículo 486: atribuciones y sanciones de los funcionarios del Ministerio del Trabajo; multas de 1 a 5.000 SMMLV.
- Constitución Política de Colombia – Artículos 15 y 25: derecho al buen nombre, al habeas data y al trabajo.
- Ley 1581 de 2012: protección de datos personales y tratamiento de datos sensibles del trabajador.
- Ley 527 de 1999: validez probatoria del correo electrónico y los mensajes de datos en Colombia.
- Estatuto Tributario – Artículo 667: sanción por no expedir certificados de ingresos y retenciones (5% de los valores no certificados).
- DIAN – Formulario 220: certificado de ingresos y retenciones por rentas de trabajo; plazo de expedición 31 de marzo de 2026 para el año gravable 2025.
- Salario mínimo 2026: $1.423.500 mensuales + $200.000 de auxilio de transporte.